Een factuur maken: van traditionele facturen tot e-facturen

Facturen maken op verschillende manieren

‍

Een factuur maken kan op vele manieren: op papier, via Excel, met de hulp van een facturatiesoftware of - met de nieuwe wetgeving in ons achterhoofd - door middel van e-facturatie:

‍

• Facturen maken via Word of Excel:  Deze traditionele, ietwat gedateerde manier wordt nog steeds gebruikt door tal van (kleinere) ondernemers. Je maakt zelf een sjabloon en vult vervolgens je gegevens handmatig in. Dit kost echter heel wat tijd, is niet bepaald efficiënt en vergroot de kans op fouten aanzienlijk.

‍

• Online facturen maken via software: Door middel van online software kun je als ondernemer facturen maken via gestandaardiseerde sjablonen, automatische berekeningen en de mogelijkheid om klant- en artikelgegevens op te slaan. Dit maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook professioneler.

‍

• E-facturen maken: Met e-facturatie gebruik je een gestandaardiseerd XML-formaat (zoals UBL) dat direct in het systeem van je klant wordt verwerkt. Tools, zoals Lucy, combineren innovatie, gebruiksgemak en automatisering, om ervoor te zorgen dat jij je kunt focussen op wat echt telt: ondernemen.

‍

‍

Wist je dat …

… volgens ons onderzoek nog 33% van de ondernemers facturen maakt via Word en 25% gebruikt Excel.

‍

‍

Het verschil tussen e-facturen en traditionele facturen

‍

Er heerst een misvatting onder ondernemers over wat een e-factuur precies is. Spoiler alert: niet elke digitale factuur is een e-factuur. 

‍

Het verschil tussen een digitale factuur en een e-factuur? Terwijl alle e-facturen digitaal zijn, zijn niet alle digitale facturen e-facturen. Het onderscheidende kenmerk van e-facturen is hun gestructureerde formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt.

‍

De belangrijkste kenmerken van e-facturen

‍

• Gestandaardiseerd formaat: E-facturen maak je in een gestandaardiseerd XML-formaat zoals UBL (Universal Business Language). Dit maakt ze 100% leesbaar voor verschillende softwareprogramma’s - zelfs internationaal.

‍

• Automatische verwerking : Omdat de gegevens gestructureerd zijn volgens een gestandaardiseerde code, kunnen systemen de factuur direct inlezen, wat handmatig werk vermindert, fouten voorkomt en de efficiëntie verhoogt.

‍

• Peppol-compatibiliteit: E-facturen kunnen via het veilige, internationale Peppol-netwerk worden verstuurd, wat zorgt voor een betrouwbare uitwisseling én een gestroomlijnd proces tussen bedrijven en/of overheden.

‍

• Compliant : E-facturen voldoen aan alle internationale standaarden, strenge vereisten en lokale regelgevingen, waardoor ze juridisch en fiscaal acceptabel zijn - en je er als ondernemer niet meer van wakker hoeft te liggen.

‍

Een e-factuur maken: Waarom zou ik dat doen?

‍

Er zijn meerdere redenen waarom het logisch is dat je de oude manier van facturen maken loslaat en overstapt op e-factureren. Naast de aankomende verplichting rondom Peppol in Nederland, zorgt e-facturatie (in vergelijking met het maken van traditionele facturen) voor verschillende voordelen:

‍

• Snellere verwerking: E-facturen worden direct ingelezen én verwerkt.
  ‍
• Minder fouten: Automatische verwerking en gegevensinvoer vermindert de kans op fouten bij het maken en versturen van facturen. 
  ‍
• Kostenbesparend en milieuvriendelijk: Minder handmatige handelingen, administratieve kosten en er is geen papier nodig.
  ‍
• ‍Veilig: E-facturen maken, versturen en verwerken? Deze veilige manier van factureren zorgt ervoor dat factuurfraude verleden tijd is.

‍

‍

Wist je dat …

… een PDF géén e-invoice is? Het verschil zit in de automatisering. Waar een PDF-factuur nog steeds handmatig moet gemaakt en ingevoerd worden, wordt een e-factuur volautomatisch verwerkt omdat het xml-formaat universeel wordt uitgelezen. Zonder menselijke tussenkomst!

‍

‍

Hoe maak je een e-factuur via Lucy?

‍

Een e-factuur maken via Lucy? Verrassend eenvoudig! Ben je benieuwd naar de gebruiksvriendelijkheid van Lucy?

‍

De voordelen van e-facturen maken met Lucy

‍

‍

• Eigen Peppol-inbox: Dankzij Lucy verstuur je jouw verkoopfacturen direct naar je accountant of andere systemen. Met één druk op de knop! 

‍

• Automatisch gegevens: Voer gewoon de klantnaam in en Lucy vult automatisch de rest van de gegevens aan. Ook artikelen worden eenvoudig aangemaakt!

‍

• Flexibele verzending: Lucy laat je jouw e-facturen rechtstreeks via Peppol versturen. Zit je klant nog niet op Peppol? Dan kan je je facturen per e-mail (als PDF) versturen. 

‍

• Gebruiksvriendelijke editor: Lucy is enorm gebruiksvriendelijk en flexibel, waardoor het qua werkwijze nauwelijks verschilt van je vorige manier van werken. 

‍

• Automatische e-mailtemplates: Via Lucy kan je een e-mailtemplate instellen voor facturen, creditnota’s en herinneringen. Alweer tijdbesparing!

‍

• Geavanceerde zoekfunctie: Op zoek naar een bepaalde factuur? De zoekfunctie in Lucy is zo verregaand dat je zelfs tot op woordniveau kunt zoeken.

‍

‍

Klaar om alle voordelen van Lucy, the easy Peppol platform, te ontdekken?

‍

‍Duik in de software