Créer des factures en tant qu’entrepreneur : des factures traditionnelles aux e-factures
La création d'une facture est une partie essentielle de toute entreprise. Que vous soyez un petit indépendant ou que vous dirigiez une grande multinationale, des factures correctes et claires sont d'une grande importance. En raison de la numérisation poussée et de la nouvelle législation sur la facturation électronique, également appelée e-invoicing, la façon dont nous créons et envoyons des factures a radicalement changé. Dans ce blog, nous examinons les différentes méthodes de création de factures, analysons les différences entre une facture traditionnelle et une e-facture et mettons en lumière les avantages d'un outil de facturation électronique avancé comme Lucy. Prêt pour l'avenir ? Bonne lecture !
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Créer des facturations de différentes façons
La création de factures se fait différemment pour chacun : sur papier, via Excel, avec l'aide d'un logiciel de facturation ou - en tenant compte de la nouvelle législation - sur la base de la facturation électronique. Nous mettons en lumière les trois méthodes de facturation les plus courantes :
- Créer des factures via Word ou Excel : Cette méthode traditionnelle, quelque peu datée, est encore utilisée par de nombreux (petits) entrepreneurs. Vous créez votre propre modèle et remplissez ensuite vos informations manuellement. Cependant, cela prend beaucoup de temps, n'est pas très efficace et augmente considérablement le risque d'erreurs.
- Créer des factures via un logiciel en ligne : Les logiciels et divers outils en ligne vous facilitent le travail en tant qu'entrepreneur, notamment grâce à des modèles standardisés, des calculs automatiques, et la possibilité de stocker des données client et produit. Cela rend le processus non seulement plus efficace, mais aussi plus professionnel.
- Créer des factures via la facturation électronique : Avec la facturation électronique, vous utilisez un format XML standardisé (comme UBL) qui est directement traité dans le système de votre client. Des outils, comme Lucy, combinent innovation, facilité d'utilisation et automatisation, pour vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel : l'entrepreneuriat.
Le saviez-vous ?
… la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire pour toutes les entreprises B2B à partir du 1er janvier 2026 ? Cela signifie qu'il reste encore beaucoup à faire en matière d'implémentation. Vous pouvez tout lire sur la situation actuelle en Belgique ici !
La différence entre les factures électroniques et les factures traditionnelles
Il existe une idée reçue parmi les entrepreneurs concernant ce qu'est exactement une e-facture. Spoiler : toutes les factures numériques ne sont pas des e-factures. Passons en revue les principales caractéristiques des e-factures, afin que vous puissiez clairement connaître la différence :
- Format standardisé : Les e-factures sont établies dans un format XML standardisé tel que UBL (Universal Business Language). Cela les rend 100 % lisibles pour différents programmes logiciels, même à l'international.
- Traitement automatique : Puisque les données sont structurées selon un code standardisé, les systèmes peuvent lire directement la facture, ce qui réduit le travail manuel, prévient les erreurs et augmente l'efficacité.
- Comptabilité Peppol : Les e-factures peuvent être envoyées via le réseau international sécurisé Peppol, ce qui assure un échange fiable et un processus simplifié entre entreprises et/ou gouvernements.
- Conformité : Les e-factures respectent toutes les normes internationales, les exigences strictes et les réglementations locales, ce qui les rend conformes sur le plan juridique et fiscal - et l'entrepreneur ne doit pas s'en inquiéter.
Le saviez-vous ?
… un PDF n'est pas une facture électronique ? La différence réside dans l'automatisation. Tandis qu'une facture en PDF doit encore être saisie manuellement, une facture électronique est traitée entièrement automatiquement car le format XML est universellement lu. Sans intervention humaine !
Les avantages de la facturation électronique avec Lucy
Comme vous l'avez vu ci-dessus, créer des factures devient un jeu d'enfant grâce à Lucy. De plus, Lucy propose de nombreuses fonctionnalités spécifiques qui rendent votre processus encore plus efficace et fluide. Voici quelques avantages concrets :
- Boîte de réception Peppol personnelle : Grâce à Lucy, vous envoyez vos factures de vente directement à votre comptable ou à d'autres systèmes. En un seul clic !
- Remplissage automatique des données : Saisissez simplement le nom du client, et Lucy complète automatiquement le reste des informations. Les articles sont également créés facilement !
- Envoi flexible : Lucy vous permet d'envoyer vos e-factures directement via Peppol. Votre client n'est pas encore sur Peppol ? Vous pouvez alors envoyer vos factures par e-mail (en PDF).
- Editeur intuitif : Lucy est extrêmement intuitive et flexible, de sorte que sa méthode de travail ne diffère guère de votre ancienne façon de travailler.
- Modèles d’e-mails automatiques : Avec Lucy, vous pouvez définir un modèle d'e-mail pour les factures, les notes de crédit et les rappels. Encore un gain de temps !
- Fonction de recherche avancée : Vous cherchez une facture particulière ? La fonction de recherche dans Lucy est si poussée que vous pouvez même rechercher au niveau du mot.
Prêt à découvrir tous les avantages de Lucy, la plateforme Peppol facile ?
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