E-invoicing als wapen tegen factuurfraude: maak een einde aan spookfacturen
Factuurfraude neemt constant nieuwe vormen aan, en dát vormt een aanzienlijk risico voor bedrijven. Herken jij spookfacturen en weet je wat je moet doen als je te maken krijgt met valse facturen? Het is waardevol om op de hoogte te zijn van deze bedreiging en manieren te ontdekken om factuurfraude te voorkomen. Wist je dat e-invoicing een effectieve bescherming biedt tegen deze vorm van fraude? Laten we kijken waarom.
Wat is factuurfraude?
Factuurfraude houdt in dat criminelen een bedrijf benaderen met vervalste facturen, in de hoop dat deze worden betaald. Criminelen beheersen vaak de kunst van het misleiden tot in de puntjes, waardoor het moeilijk kan zijn om deze valse facturen te herkennen. Een valse factuur wordt ook wel een spookfactuur genoemd.
Factuurfraude voorkomen is beter dan genezen
Het voorkomen van factuurfraude begint bij het herkennen. Kijk altijd of een afzender bekend en vertrouwd is binnen je bedrijf én of de gegevens kloppen. Heb je een factuur met een vage beschrijving, een onverwacht hoog bedrag of een dwingende toon? Dan raden we aan contact op te nemen met je leverancier, want je kan zomaar te maken hebben met een spookfactuur.
Maatregelen tegen factuurfraude
Daarnaast is het belangrijk om stappen te nemen om factuurfraude te voorkomen, daarvoor zijn verschillende maatregelen:
- Goede controle: Dubbel check facturen of zij overeenkomen met de inkooporders.
- Training: Organiseer sessies om je personeel bewust te maken van verdachte facturen, hoe zij deze kunnen herkennen én hoe ze ermee om moeten gaan.
- Automatisering van processen: Geautomatiseerde factuur systemen of boekhoudsoftware kunnen onregelmatigheden automatisch herkennen en rapporteren.
- Maak gebruik van e-invoicing via Peppol: Door te kiezen voor gestructureerde en beveiligde netwerken zoals Peppol, verklein je de kans op factuurfraude door de veiligheid en traceerbaarheid die het systeem biedt.
Laten we kijken waarom e-invoicing zo’n krachtig wapen is in de strijd tegen spookfacturen.
Hoe e-invoicing spookfacturen bestrijdt
E-invoicing via Peppol dé oplossing tegen factuurfraude? Wij denken van wel! En dat vanwege de volgende redenen:
- Verhoogde beveiliging
Peppol maakt gebruik van strenge beveiligingsprotocollen om de uitwisseling van facturen en andere documenten te beschermen. Dit zorgt ervoor dat gevoelige financiële informatie vertrouwelijk blijft en beschermd is tegen onbevoegde toegang.
- Authenticatie en autorisatie
Een belangrijk aspect van Peppol is de verificatie van de identiteit van alle deelnemende partijen. Dit garandeert de authenticiteit van verzonden documenten én helpt bij het detecteren van frauduleuze facturen voordat ze verwerkt worden.
- Gestandaardiseerd formaat
E-facturatie via Peppol zorgt ervoor dat alle facturen in een gestandaardiseerd formaat worden verzonden en ontvangen. Dit maakt het eenvoudiger om facturen te controleren op onregelmatigheden en verdachte activiteiten.
- Automatisering en snellere verwerking
Het gebruik van Peppol en e-invoicing stelt bedrijven in staat om hun facturatieproces te automatiseren. Dit vermindert het risico op menselijke fouten en maakt het voor fraudeurs moeilijker om valse facturen te laten passeren. Bovendien versnelt e-invoicing het verwerkingsproces, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op potentiële pogingen tot fraude.
- Gesloten en veilig netwerk
Peppol is een sterk beveiligd en gesloten netwerk, specifiek ontworpen om een veilige uitwisseling van bestanden mogelijk te maken en factuurfraude tegen te gaan. Facturen worden zonder omwegen bij de juiste en vooraf geïdentificeerde ontvanger(s) bezorgd.
- Unieke identificatie
Elke Peppol-gebruiker wordt geregistreerd in een internationale directory met een uniek identificatienummer. Dit zorgt voor een extra laag van verificatie en maakt het moeilijker voor fraudeurs om zich voor te doen als legitieme bedrijven.
Klaar voor de toekomst
Vanaf 2030 wordt e-invoicing een Europese verplichting. Het is dus niet alleen een strategisch besluit voor de bescherming van je bedrijf nu, maar ook een toekomstgerichte stap.
Om écht veilig gebruik te maken van e-invoicing via Peppol, heb je een Peppol-inbox nodig, zoals Lucy, om je facturen te ontvangen, verzenden en te beheren. Start vandaag en verminder het risico op factuurfraude terwijl je de efficiëntie vergroot.
