Help, mijn facturen worden niet betaald! E-facturatie als oplossing tegen niet-betaalde facturen

Een juiste betaling vraagt om een juiste factuur

‍

Als ondernemer is het van essentieel belang dat je facturen niet alleen duidelijk zijn opgesteld of professioneel overkomen. Ze moeten ook - en vooral! - voldoen aan alle wettelijke vereisten en essentiële elementen. Een correct opgestelde factuur zorgt niet alleen voor een soepele betaling, maar voorkomt ook heel wat administratieve en/of juridische problemen. 

‍

Wat moet er zeker op een factuur staan?

‍

• Alle gegevens van jouw bedrijf: Vermeld je bedrijfsnaam, rechtsvorm, adresgegevens en btw-nummer.
• Gegevens van de klant: Voeg de bedrijfsnaam of naam van de klant, adresgegevens en btw-nummer (indien van toepassing) toe. 
• Factuurnummer: Zorg dat elk factuurnummer uniek en opeenvolgend is. Dit is een wettelijke vereiste.
• Factuurdatum: Noteer de factuurdatum. Dit is de datum waarop je de factuur hebt opgemaakt.
• KvK-nummer: In Nederland is het verplicht om je KvK-nummer op te nemen op de factuur.
• Omschrijving van de producten/diensten: Geef een duidelijke omschrijving. 
• Bedragen en btw-specificaties: Vermeld telkens het nettobedrag, het btw-bedrag (incl. btw-percentage) en het totaalbedrag.
• Betalingstermijn: Geef aan binnen hoeveel dagen dat de factuur moet worden betaald. 
• Rekeningnummer: Vermeld duidelijk het bankrekeningnummer, inclusief de naam van de rekeninghouder.

‍

Wat doe je als je factuur niet betaald wordt?

‍

Al meegemaakt, zeker? Jij stelt je factuur netjes, volledig en juist op, je wacht geduldig af en… de betalingstermijn is verstreken. Je factuur is niet betaald. Vervelend, toch? Hieronder noteren we een aantal stappen die jij kan ondernemen om je niet-betaalde facturen alsnog - en geheel verdiend - betaald te krijgen:

‍

• Stap 1: dubbelcheck je factuur

‍

Vergissen is menselijk. Controleer daarom of alle gegevens op je factuur 100% correct zijn. Denk aan je klantgegevens, bedragen, btw-tarieven of de betalingstermijn. Een kleine fout kan ervoor zorgen dat je factuur niet betaald wordt.

‍

• Stap 2: stuur een herinnering

‍

Is de betalingstermijn verstreken? Stuur dan een duidelijke betalingsherinnering. Met facturatie software zoals Lucy automatiseer je dit proces, waardoor jouw herinnering direct wordt verzonden wanneer er zich niet-betaalde facturen voordoen.

‍

• Stap 3: neem persoonlijk contact op

‍

Als de eerste (automatische) herinnering geen effect heeft, bel je de klant persoonlijk op. Dit schept vaak meteen duidelijkheid over waarom de openstaande factuur niet betaald wordt. Oftewel: even goede vrienden! 

‍

• Stap 4: schakel een incassoprocedure in

‍

Blijft de factuur onbetaald - en dat na meerdere reminders? Dan kan je indien gewenst een incassobureau inschakelen of een juridische procedure starten. Dit is een laatste redmiddel bij hardnekkige wanbetalers.

‍

Hoe zorgt e-facturatie voor minder onbetaalde facturen?

‍

Je weet nu wat je moet doen als je factuur niet betaald wordt, maar laten we gewoon eerlijk zijn: voorkomen is beter dan genezen, toch? En e-facturatie zou dé oplossing kunnen zijn om niet-betaalde facturen tegen te gaan. 

‍

• Automatisering van processen

‍

E-facturen worden via een gestandaardiseerd formaat zoals UBL rechtstreeks in het boekhoudsysteem van de klant ingelezen. Ontvangers ontvangen de factuur dus direct (zonder vertraging door post of mail) en kunnen deze meteen verwerken. 

‍

• Een betere communicatie

‍

E-facturen bevatten alle benodigde gegevens in een duidelijke, gestructureerde vorm. Dit voorkomt dat klanten extra informatie moeten opvragen, wat vertragingen veroorzaakt of kan leiden tot niet-betaalde facturen.

‍

• Directe betalingsherinneringen

Dankzij de automatiseringsmogelijkheden van e-facturatie verstuur je automatisch herinneringen en aanmaningen zodra een betalingstermijn is verstreken. Dit voorkomt dat facturen in de vergetelheid raken en niet betaald worden.

‍

• Een verhoogd betalingsvertrouwen

‍

Dankzij veilige netwerken zoals Peppol daalt de kans op fraude of spookfacturen. Geregistreerde bedrijven worden geverifieerd, wat de authenticiteit van verzonden documenten garandeert.

‍

• Snellere betalingen

‍

E-facturen worden sneller verwerkt én sneller betaald dan traditionele facturen. Met een betere cashflow als gevolg. Vaak worden betaalopties, zoals SEPA-overboekingen of QR-codes, tenslotte direct aan de factuur toegevoegd.

‍

Zeg vaarwel tegen niet-betaalde facturen

‍

Onbetaalde facturen zijn een veelvoorkomend probleem waar veel ondernemers, freelancers, leveranciers en zelfs grote bedrijven mee te kampen krijgen. Gelukkig kan e-facturatie  - naast de vele voordelen op het vlak van efficiëntie en automatisering - ervoor zorgen dat openstaande facturen sneller betaald worden. 

‍

Kortom, ben je ondernemer, wil je genieten van de vele voordelen van e-facturatie, ben je klaar om je facturatieproces te automatiseren én zie je het zitten om je niet-betaalde facturen vaarwel te zeggen? Gelijk heb je. Neem vandaag nog de stap.

‍

‍

Stoom je onderneming klaar voor e-facturatie en ontdek de meerwaarde van Peppol

‍

Ontdek wat Peppol is en hoe het werkt.

‍