Peppol-facturen versturen: wat is Peppol en hoe werkt het? Ontdek alles over Peppol e-invoicing.
Je efficiëntie verhogen, je administratie vereenvoudigen, je interne processen stroomlijnen en je bedrijf of kantoor klaarstomen voor de toekomst? Met Peppol zet je alvast een stap in de goede richting. Peppol e-invoicing kent immers zowel voor de ondernemer als voor de accountant heel wat voordelen. Gebeten om volledig mee te zijn met de toekomst van e-facturatie? Via deze blog kom je er alles over te weten, dus… let’s dive in!
Wat is Peppol?
Eerst en vooral: wat is Peppol? Peppol staat voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. Het vormt een gestandaardiseerd netwerk om Peppol-facturen elektronisch uit te wisselen. Veilig, gebruiksvriendelijk en efficiënt: precies wat je nodig hebt als accountant of ondernemer! Peppol werkt via verschillende Access Points (zie onder), zoals Lucy, die als tussenstations fungeren om gegevens correct en betrouwbaar te verzenden.
Wat zijn Peppol-facturen?
Peppol-facturen zijn elektronische facturen die via het Peppol-netwerk worden verstuurd en ontvangen. Ze worden opgesteld in een gestandaardiseerd formaat, de zogenaamde Universal Business Language (UBL), waardoor alle partijen dezelfde taal spreken. Dit zorgt voor een geautomatiseerde, foutloze verwerking van facturen en verlaagt de administratieve lasten. In dit interview met Philippe Kimpe lees je alles over de rol van de accountant op het vlak van e-invoicing.
“Wist je dat maar liefst 51% van de ondervraagde Belgische ondernemers nog niet bekend is met Peppol?”
Hoe werkt Peppol?
Vooraleer je van het netwerk gebruik kunt maken om Peppol-facturen te versturen en ontvangen, moet je een aantal stappen doorlopen. Een oplijsting:
- Registreer je bij een Peppol Access Point: Als kantoor of bedrijf moet je je registreren bij een erkende provider van Peppol Access Points. Via Lucy, hét eenvoudigste Peppol platform in België, kan je volop genieten van de voordelen.
- Ontvang je identificatiegegevens: Nadat je je hebt geregistreerd, ontvang je je unieke identificatiegegevens. Met andere woorden: proficiat, je hebt zojuist toegang gekregen tot het Peppol-netwerk.
- Creëer je eigen en unieke Peppol-ID: Met je identificatiegegevens kan je een unieke Peppol-ID aanmaken. Je Peppol ID fungeert als je adresgegevens om Peppol-facturen te versturen en ontvangen.
- Maak gebruik van het Peppol-netwerk: Peppol-facturen versturen of ontvangen? Jouw kantoor of bedrijf is er hélemaal klaar voor. Veilig, efficiënt en gestandaardiseerd: da’s pas handig, toch?
Wat zijn Peppol Access Points?
Peppol Access Points fungeren als dé toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Ze vormen een essentiële schakel voor bedrijven of accountantskantoren om Peppol-facturen te kunnen verzenden en te ontvangen. Heb je geen toegang tot een van de Peppol Access Points, zoals Lucy? Simpel, dan raak je niet op het netwerk. In essentie fungeert Peppol dus als een digitale brug tussen leveranciers, ondernemers en accountants.
Waarom Peppol gebruiken?
Peppol-facturen maken en digitaal via het internationale Peppol-netwerk verzenden? Je hebt groot gelijk. Peppol biedt heel wat voordelen - en dat zowel voor de ondernemer als voor de accountant:
- Een verhoogde efficiëntie: Peppol e-invoicing biedt accountants en ondernemers een gestandaardiseerd elektronisch systeem, waardoor facturen eenvoudiger aangeleverd en ingeboekt worden.
- Een wereldwijde interoperabiliteit: Peppol is internationaal erkend en ondersteund door verschillende landen. Dit betekent dat er samengewerkt kan worden met handelspartners over de hele wereld.
- Een veilige manier van uitwisselen: Het Peppol-netwerk bestaat uit geregistreerde bedrijven. Over een veiligheidsgarantie gesproken. Op die manier weet je immers te allen tijde dat een factuur van de juiste afzender komt.
- Snellere betalingen: Uit recent onderzoek blijkt dat e-facturen gemiddeld 30% sneller worden betaald dan traditionele facturen. Met een betere cashflow als gevolg. Zeg maar dag tegen je niet-betaalde facturen.
- Een kleinere kans op fouten: Handmatige gegevensinvoer is vatbaar voor fouten. De gestandaardiseerde aanpak van Peppol e-invoicing en geautomatiseerde verwerking van e-facturen verminderen de kans op menselijke onjuistheden.
- Minder onnodige kosten: Dankzij Peppol kunnen organisaties aanzienlijk besparen op administratieve kosten, zoals verzend- of printkosten. Ook is er minder nood aan tijdrovend, handmatig werk, waardoor de personeelskosten dalen.
- Een duurzamere manier van werken: Door over te stappen op e-invoicing en Peppol-facturen zet je meer in op milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. De papierberg krimpt immers aanzienlijk.
“Vanaf 2026 zal Peppol verplicht worden voor elke speler in de B2B-sector. Een goede voorbereiding is daarbij cruciaal.” - Philippe Kimpe, founder Lucy
De implementatie van Peppol
De impact van Peppol mag je niet onderschatten. Een realistisch plan van aanpak is dan ook cruciaal. We schetsen hieronder een stappenplan om de implementatie stapsgewijs aan te pakken:
- Een zorgvuldige analyse & meting: Het is cruciaal om je bestaande processen in kaart te brengen. Je wilt een zo efficiënt mogelijk ecosysteem creëren voor je bedrijf of kantoor, waarbij je verschillende softwarepakketten en systemen naadloos met elkaar communiceren.
- Een duidelijke focus op de lange termijn: Het belang van e-invoicing en de impact van Peppol kan resulteren in nieuwe investeringen. Het is echter belangrijk om als bedrijf of kantoor te focussen op het rendement op de lange termijn. Niet alleen om compliant te zijn, maar ook om betere resultaten te behalen.
- Een herziening van de huidige processen: Nadat je je huidige situatie geanalyseerd hebt en je toekomstvisie scherp hebt gesteld, kan je bepaalde processen gaan herzien met het oog op waardecreatie. Voorzie voldoende trainingen bij je personeel en zorg voor een geleidelijke en gefaseerde aanpak op de werkvloer.
- Een invoering van de nieuwe werkwijze: De kers op de taart: de invoering van e-invoicing en de inkanteling in je huidige workflow. De impact van Peppol kan niet onderschat worden en het vormt een cruciaal onderdeel in de digitalisatie, automatisering én toekomstbestendigheid van je kantoor of bedrijf.
De huidige status van Peppol in België
Van de in totaal 1.200.000 Belgische bedrijven, zien we de volgende cumulatieve groei op het vlak van de Peppol-adoptie voor e-facturatie:
- 2020: 28.389 bedrijven
- 2021: 41.570 bedrijven
- 2022: 54.347 bedrijven
- 2023: 73.984 bedrijven
- 2024: 114.480 bedrijven (in september)
De cijfers voor 2024 tonen een opmerkelijke versnelling in de registraties op het netwerk en de adoptie van Peppol, met een indrukwekkende groei van 54,74% tot september. Deze exponentiële toename signaleert het begin van een cruciale fase in de overgang naar e-facturatie in België - en creëert een uniek momentum in de Belgische e-facturatie.
Veelgestelde vragen over Peppol
Wat is de impact van Peppol?
De impact van Peppol op je bedrijf of kantoor is aanzienlijk. Niet alleen zorgt het voor meer efficiëntie en tijdsbesparing, maar ook zorgt het voor minder foutmarges en gedoe op het vlak van internationale handelsrelaties. Naar alle waarschijnlijkheid zal Peppol dan ook een onmisbaar onderdeel worden van je financiële administratie.
Hoe bereid ik me voor op e-invoicing?
Een goede voorbereiding is cruciaal. Investeer dus voldoende in compatibele software, zorg voor hands-on trainingen bij je personeel, ga het open gesprek aan met andere stakeholders en plan tijdig je overstap. 2026 is écht niet veraf, dus wacht er niet te lang mee! Je ontdekt alle functionaliteiten van Lucy hier.
Kost Peppol veel geld?
Het antwoord hierop is dubbel. Aan de ene kant zal je sowieso wel wat investeringskosten hebben. Denk hierbij aan software-updates, extra aankopen, implementatiekosten of hands-on opleidingen. Weet echter dat dit een investering is voor de toekomst, waarbij je deze gemaakte kosten er integraal opnieuw uithaalt.
Hoe kan ik Peppol implementeren?
Je vindt het stappenplan om Peppol te implementeren in deze blog. Breng je huidige situatie in kaart, zorg dat er een duidelijke investeringsfilosofie en toekomstvisie bestaat, herzie de processen die gewijzigd moeten worden en implementeer de nieuwe werkwijze op gefaseerde wijze. Zo ervaar je sowieso de positieve impact van Peppol.
Wat zijn de voordelen van e-invoicing?
De voordelen van e-invoicing zijn legio. De impact van Peppol op je bedrijf of kantoor is namelijk erg groot. Van de verhoogde efficiëntie tot de duurzame manier van werken, van de internationale interoperabiliteit tot de verstevigde veiligheid en van de kleinere kans op fouten tot de uiteindelijke kostenbesparing: Peppol biedt tal van voordelen.
Wil je 100% klaar zijn voor Peppol en de e-invoicing wetgeving van 2026?
Duik in het e-invoicing onderzoek
