Wat is een creditnota en hoe gebruik je die correct?
Een creditnota of creditfactuur is misschien niet het eerste waar je aan denkt bij het runnen van je bedrijf. Het is echter wel een belangrijk onderdeel van je financiële administratie. In deze blog leggen we op een heldere manier uit wat een creditnota precies is, wanneer je die gebruikt en hoe je ermee omgaat in je boekhouding.
Wat is een creditnota?
Een creditnota is een correctiefactuur waarmee je een eerder verstuurde factuur (gedeeltelijk of volledig) terugdraait. Het is een officieel document dat nodig is wanneer er iets niet klopt met een eerdere factuur. Je gebruikt een creditnota in verschillende situaties:
- Wanneer producten worden geretourneerd
- Bij kortingen of prijsaanpassingen die na facturatie worden gegeven
- Als er fouten staan op de oorspronkelijke factuur
- Bij annulering van een dienst
Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen twee soorten creditnota's:
- Inkomende creditnota: je ontvangt een creditnota van een leverancier en krijgt een terugbetaling of verrekening.
- Uitgaande creditnota: je stuurt zélf een creditnota naar een klant om een correctie te maken op een eerder verstuurde factuur.
Idealiter verstuur je een creditnota binnen dezelfde btw-periode als de originele factuur.
Waarom moet je een creditnota maken?
Een factuur aanpassen mag niet zomaar. Wanneer een fout wordt ontdekt, moet deze officieel worden gecorrigeerd via een creditnota. Dit voorkomt onduidelijkheden bij de btw-aangifte. Het opstellen ervan is wettelijk verplicht en zorgt voor een:
- Correcte btw-berekening
- Sluitende boekhouding
- Juiste btw-aangifte
Een vraag die vaak wordt gesteld: moet je een creditnota betalen? Dat hangt af van de situatie. Als de oorspronkelijke factuur al betaald was, krijg je een terugbetaling. Bij een korting of foutieve facturatie wordt het bedrag vaak verrekend.
Hoe ziet een creditnota eruit?
Een creditnota lijkt veel op een gewone factuur, maar er zijn enkele belangrijke verschillen. Dit zijn de verplichte elementen:
- De vermelding 'Creditnota'
- Een uniek nummer (dat afwijkt van het factuurnummer)
- Het oorspronkelijke factuurnummer waarnaar wordt verwezen
- De datum van uitgifte
- Correctie van de oorspronkelijke factuurregels (met positieve of negatieve bedragen)
- Correcte btw-vermelding
- Het totaal terug te betalen of te verrekenen bedrag
Naast deze elementen, zijn er nog enkele wettelijke eisen waar een creditnota aan moet voldoen:
- Factuurnummering moet correct en opeenvolgend zijn.
- Btw-vermelding moet aansluiten bij de originele factuur.
- Referentie naar de originele factuur is verplicht.
Duidelijke administratieve verwerking in je boekhouding.
Stel dat je bureaustoelen verkoopt en je krijgt er twee retour, ziet de creditnota er zo uit.
Oorspronkelijke factuur:
Factuurnummer: 2024-001
Datum: 1 maart 2024
Product: 10 x bureaustoelen @ €100/stuk = €1.000
Btw (21%): €210
Totaal: €1.210
Creditnota bij retour:
Creditnota nummer: 2024-001-C
Datum: 10 maart 2024
Oorspronkelijke factuur: 2024-001
Correctie: 2 x bureaustoelen @ €100/stuk = -€200
Btw (21%): -€42
Totaal terug te betalen: -€242
Hoe maak je een creditnota correct op?
Het maken van een correcte creditnota is eenvoudiger dan je misschien denkt. Er zijn twee manieren om dit te doen:
- Boekhoudsoftware: programma's zoals Lucy maken het proces eenvoudig en zorgen dat alle wettelijke vereisten automatisch worden toegepast.
- Handmatig: let hierbij goed op alle verplichte elementen.
Hoe verwerk je een creditnota in de boekhouding?
De verwerking van creditnota's in je boekhouding hangt af van of het om een inkomende of uitgaande creditnota gaat:
Bij een inkomende creditnota (van je leverancier):
- Verminder je je inkoopkosten
- Pas je de te vorderen of betaalde btw aan
Bij een uitgaande creditnota (naar je klant):
- Verminder je je omzet
- Pas je de af te dragen btw aan
Deze correcties hebben een direct impact op je financiële overzichten en je btw-aangifte, dus het is belangrijk om ze goed te verwerken.
Wat bij btw-verlegd of vrijgestelde facturen?
Een speciale situatie ontstaat wanneer de originele factuur btw-verlegd was of een vrijstelling had.
- Bij btw-verlegd moet de creditnota ook de vermelding 'btw-verlegd' bevatten.
- Bij vrijgestelde facturen vermeld je op de creditnota dezelfde vrijstelling als op de originele factuur.
- De correctie gebeurt zonder btw, maar met de juiste vermelding van de vrijstellingsregeling.
Verstuur je ook een creditnota als een klant niet betaalt?
Nee, dat is een veel voorkomend misverstand. Een creditnota dient om een fout te corrigeren, niet om onbetaalde facturen kwijt te schelden. Bij wanbetaling kan je beter een aanmaning sturen, een incassobureau inschakelen of de factuur als oninbaar afboeken.
Veelgemaakte fouten bij creditnota's en hoe je ze vermijdt
Zelfs ervaren ondernemers maken soms fouten bij het opstellen van creditnota's. Deze fouten kunnen leiden tot verwarring, administratieve problemen en zelfs fiscale complicaties. Dit zijn de meest voorkomende:
➜ Verkeerde referentie? Vermeld altijd het originele factuurnummer.
➜ Btw verkeerd? Zorg dat het tarief gelijk is aan de originele factuur.
➜ Negatieve bedragen? Kies een consistente aanpak en maak duidelijk dat het om een terugbetaling gaat.
Maak het jezelf makkelijk met de juiste tools
Een correcte administratie hoeft geen hoofdpijn te veroorzaken. Met de juiste tools zoals Lucy wordt het maken en verwerken van creditnota's een fluitje van een cent. Je factuurproces wordt geautomatiseerd en je bespaart kostbare tijd!
