E-invoicing als oplossing voor factuurfraude
Zet een streep door spookfacturen
.png)
Factuurfraude blijft zich ontwikkelen en brengt een steeds groter risico voor bedrijven met zich mee. Herken jij spookfacturen en weet je hoe je ermee moet omgaan? Het is cruciaal om op de hoogte te zijn van deze bedreiging en te weten hoe je factuurfraude kan voorkomen. In dit artikel lees je hoe je een streep door die vervelende spookfacturen trekt.
Wat is factuurfraude?
Wanneer criminelen valse facturen naar een bedrijf sturen in de hoop dat ze betaald worden, spreken we van factuurfraude. Deze oplichters zijn vaak goed in het manipuleren en misleiden, waardoor valse facturen lastig te detecteren zijn. Ze worden ook wel eens spookfacturen genoemd.
Factuurfraude voorkomen is beter dan genezen
Het eerste verdedigingsmiddel tegen factuurfraude is het herkennen ervan. Controleer altijd of de afzender bekend en vertrouwd is en of de gegevens kloppen. Ontvang je een factuur met een vage omschrijving, een onverwacht hoog bedrag of een dwingende toon? Neem dan contact op met je leverancier, want het zou zomaar een spookfactuur kunnen zijn.
Maatregelen tegen factuurfraude
Het is niet genoeg om te controleren of je facturen overeenkomen met je aankooporders; er moet proactief gehandeld worden. Hier zijn enkele andere maatregelen die je kan nemen:
- Training: Organiseer sessies om je personeel bewust te maken van verdachte facturen, zodat ze deze kunnen herkennen én weten hoe ze ermee om moeten gaan.
- Automatisering: Geautomatiseerde factuursystemen of boekhoudsoftware kunnen onregelmatigheden automatisch herkennen en rapporteren.
- Maak gebruik van e-invoicing via Peppol: Kies voor gestructureerde en beveiligde netwerken zoals Peppol. Deze bieden zowel veiligheid als traceerbaarheid, wat de kans op factuurfraude verkleint.
Hoe e-invoicing spookfacturen bestrijdt
Is e-facturatie via Peppol dé oplossing tegen factuurfraude? Absoluut! Hier is waarom:
- Strenge beveiliging: Peppol gebruikt strenge beveiligingsprotocollen om de uitwisselingen van facturen en andere documenten te beschermen. Zo wordt gevoelige financiële informatie veilig gehouden.
- Authenticatie en autorisatie: Een belangrijk aspect van Peppol is de identiteitscontrole van alle deelnemende partijen. Dit garandeert de echtheid van verzonden documenten én helpt om valse facturen te herkennen voordat ze verwerkt worden.
- Gestandaardiseerd formaat: E-facturatie via Peppol zorgt ervoor dat alle facturen in een gestandaardiseerd formaat worden verzonden en ontvangen. Zo kunnen facturen eenvoudiger gecontroleerd worden op afwijkingen en verdachte activiteiten.
- Automatisering en snellere verwerking: Het gebruik van Peppol en e-invoicing stelt bedrijven in staat om hun facturatieproces te automatiseren. Het risico op menselijke fouten wordt op die manier verminderd en fraudeurs kunnen moeilijker door het systeem glippen. Bovendien versnelt e-invoicing het verwerkingsproces, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op pogingen tot fraude.
- Beveiligd netwerk: Peppol biedt een sterk beveiligd en gesloten netwerk voor een veilige uitwisseling van bestanden, waardoor factuurfraude moeilijker wordt. Elke Peppol-gebruiker wordt geregistreerd in een internationale directory met een uniek identificatienummer. Zo worden facturen zonder omwegen bij de juiste en vooraf geïdentificeerde ontvanger(s) bezorgd.
Klaar voor de toekomst
Vanaf 2026 wordt e-invoicing een Europese verplichting In België. Het is dus niet enkel een slimme zet voor de veiligheid van je bedrijf, maar ook een essentiële stap richting de toekomst.
Om e-invoicing via Peppol écht veilig te gebruiken, heb je een Peppol-inbox nodig zoals Lucy. Hiermee kan je facturen ontvangen, verzenden en beheren. Begin vandaag nog en verminder niet alleen de kans op factuurfraude, maar vergroot ook je efficiëntie.
Benieuwd naar e-invoicing via Peppol of de voordelen van Lucy?
