Peppol-integratie en compliance: de technische uitdagingen én voordelen onder de loep

Welke stappen zijn nodig om Peppol te integreren met bestaande systemen?

Volgens Philippe is de overstap naar Peppol geen eenvoudige technische update, maar een strategisch proces. "Bedrijven moeten beginnen met een grondige analyse van hun huidige facturatieproces. Hoe worden facturen nu verwerkt, en waar zitten de grootste uitdagingen?" Volgens Philippe moet elk bedrijf dan ook een duidelijk proces doorlopen. Hij schetst de verschillende stappen hieronder:

• Analyseren van het huidige facturatiesysteem: begrijp hoe de facturen momenteel verwerkt worden en waar er optimalisatie mogelijk is.

‍

• Bepalen van benodigde aanpassingen: controleer of de huidige software compatibel is met Peppol of dat een update nodig is.

‍

• Selecteren van een Access Point-provider: kies een gecertificeerde provider die naadloos aansluit op je bestaande systemen.

‍

• Testen van de koppeling: gebruik een testomgeving om fouten te minimaliseren voordat de implementatie effectief live gaat.

‍

• Implementeren in verschillende fases: begin met een kleine(re) groep klanten of leveranciers en breid de implementatie stapsgewijs uit.
  
  ‍
• Trainen van medewerkers: zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe Peppol werkt en hoe het de workflow beïnvloedt.

‍

"Peppol integreren is meer dan een simpele software-update. Het vereist een gestructureerde aanpak en een strategische planning." – Philippe Kimpe, founder van Lucy

‍

Welke aanpassingen zijn nodig voor bedrijven met oudere systemen?

Veel bedrijven werken met legacy-systemen die Peppol nog niet ondersteunen. Philippe ziet hierin een belangrijke uitdaging: "De realiteit is dat niet elk systeem klaar is voor Peppol. Maar dat betekent niet dat bedrijven hun hele infrastructuur moeten vervangen. Er zijn slimme tussenoplossingen die bedrijven helpen om stap voor stap over te schakelen." Wanneer we Philippe Kimpe vragen naar mogelijke oplossingen, lijst hij er drie op.

‍

“Ten eerste heb je middleware-oplossingen, waarbij een tool Peppol toevoegt zonder het bestaande systeem volledig te vervangen. Daarnaast heb je ook cloud-gebaseerde platforms, die een overstap naar een Peppol-compatibele oplossing mogelijk maken. Ten derde zijn er ook nog manuele conversieprocessen, waarbij facturen handmatig worden omgezet naar een Peppol-compatibel formaat.”

‍

Hoe helpt Peppol om fraude in e-facturatieprocessen te voorkomen?

Fraude in facturatieprocessen is een groot probleem. “Door als bedrijf te factureren via het Peppol-netwerk, verklein je de kans op fraude of spookfacturen aanzienlijk. Peppol biedt immers ingebouwde beveiligingsmechanismen om misbruik te minimaliseren.” Philippe concretiseert:

‍

• Know Your Customer (KYC): bedrijven moeten zich registreren, wat het moeilijker maakt voor kwaadwillenden om valse facturen te versturen.

‍

• Geen manipulatie mogelijk: facturen worden direct van verzender naar ontvanger gestuurd, zonder tussenkomst van onbevoegde partijen.
  
  ‍
• ‍Controle over de verzender: alleen geregistreerde Peppol-gebruikers kunnen facturen versturen en ontvangen. Dit verhoogt de veiligheid.
• ‍

"Het Peppol-netwerkt zorgt voor een veilige en transparante facturatiestroom, waardoor het risico op fraude drastisch afneemt." – Philippe Kimpe, founder van Lucy

‍

Hoe kan een bedrijf compliance als concurrentievoordeel benutten?

Compliance wordt door veel ondernemingen gezien als een pure verplichting. Niet als het aan Philippe Kimpe ligt. Volgens Philippe kan compliance juist een strategisch voordeel opleveren: "Bedrijven die Peppol adopteren en implementeren, laten zien dat ze voorop lopen in transparantie en efficiëntie. Ze positioneren zich als innovatief, daadkrachtig en toekomstbestendig. Dit wekt vertrouwen, niet alleen bij klanten, maar ook bij leveranciers." 

‍

Philippe stipt behalve compliance nog meer voordelen aan om Peppol te integreren. “Peppol zorgt voor snellere betalingen dankzij de gestroomlijnde, volautomatische factuurverwerking. Zo draagt het bij aan een lagere administratieve last. Bovendien zorgt de automatisering voor minder fouten, minder repetitieve taken en minder handmatig werk. Zo kan je je vooral focussen op wat écht telt: je business.”

‍

Je merkt het meteen: Peppol geeft bedrijven de garantie op een  gestandaardiseerde, veilige en efficiënte manier van factuurverwerking. Door de juiste stappen te volgen om Peppol te integreren, blijven bedrijven niet alleen compliant en up-to-date, maar kunnen ze ook profiteren van een verhoogde efficiëntie, een verbeterde fraudepreventie én een betere marktpositie als betrouwbare partner. Je zou voor minder starten met Peppol, toch?