Efficiënt debiteurenbeheer helpt onbetaalde facturen voorkomen

Inhoudsopgave

• Duidelijke betalingsvoorwaarden opstellen
• Het belang van correcte en tijdige facturatie
• Ga voor een gestructureerde betalingsopvolging
• Incassobureau of advocaat inschakelen
• Automatiseer je debiteurenbeheer en vermijd wanbetaling
• Preventieve maatregelen tegen wanbetaling

‍

Duidelijke betalingsvoorwaarden opstellen

Duidelijke afspraken maken, voorkomt misverstanden. Zorg ervoor dat je facturen steeds juridisch correcte betalingsvoorwaarden bevatten.

‍

Betaaltermijnen bepalen

Standaard geldt in België een betalingstermijn van 30 dagen, maar je kunt gerust ook andere afspraken maken met je klanten. Houd hierbij rekening met de aard van je diensten of producten en de sector waarin je actief bent.

Tip: zorg ervoor dat je betalingstermijn duidelijk vermeld staat op elke factuur. Zo voorkom  je misverstanden en betalingsachterstanden.

‍

Boetes en interesten bij laattijdige betaling

Neem in je betalingsvoorwaarden op wat de gevolgen zijn van laattijdige betaling. Denk aan wettelijke nalatigheidsintresten of een forfaitaire schadevergoeding. Dit is vaak 10% van het factuurbedrag. Let wel op: deze bedragen moeten redelijk zijn en in verhouding staan tot het totale factuurbedrag.

‍

Aanvaardbare betaalmethoden

Maak het je klanten makkelijk om te betalen door verschillende betaalmethoden aan te bieden, zoals:

• Bankoverschrijving
• Domiciliëring
• Creditcard
• Online betaalplatformen

Hoe meer opties je je klant geeft, hoe kleiner de kans op laattijdige betalingen.

‍

Het belang van correcte en tijdige facturatie

Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt. Maar dat telt alleen als je facturen correct en volledig zijn. Zo’n factuur bevat alle wettelijk verplichte gegevens:

• Jouw bedrijfsnaam, adres en btw-nummer
• Gegevens van de klant
• Factuurdatum en factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten
• Te betalen bedrag exclusief en inclusief btw
• De betaaltermijn
• Je betalingsvoorwaarden

Het belang van een gestructureerde referentie

Een gestructureerde referentie maakt het voor jou én je klant eenvoudiger om betalingen te identificeren en te verwerken. Voeg de unieke code (vaak 12 cijfers) toe aan je factuur. Je klant vermeldt de code bij de betaling. Simpel, toch?

‍

Ga voor een gestructureerde betalingsopvolging

Soms betaalt een klant niet op tijd. Met een gestructureerde betalingsopvolging vermijd je lange wachttijden.

‍

Poging 1: vriendelijke herinneringen voor de vervaldatum

Stuur een week voor de vervaldag een vriendelijk bericht om je klant te herinneren aan de openstaande factuur. Dit komt niet opdringerig over en toont juist je professionaliteit.

‍

Poging 2: betalingsherinneringen bij de vervaldatum

Als de betaling nog niet binnen is, stuur je een betalingsherinnering. Vermeld beleefd maar duidelijk het openstaande bedrag en de nieuwe betaaltermijn.

‍

Poging 3: aanmaningen na de vervaldatum

Blijft de betaling uit? Verstuur dan een formele aanmaning. 

• Eerste aanmaning: 7-14 dagen na de vervaldatum (je kan hier al verwijzen naar eventuele boetes of verdere stappen)
• Tweede aanmaning: ongeveer 3 weken na de vervaldatum
• Derde aanmaning: 4-5 weken na de vervaldatum

Een goed gestructureerde herinnering bevat:

• Duidelijke vermelding dat het om een herinnering gaat
• Referentie naar de originele factuur (nummer, datum, bedrag)
• Vervaldag van de factuur
• Duidelijke instructies over hoe te betalen
• Contactgegevens voor vragen of problemen

Incassobureau of advocaat inschakelen

Ben je - na alle onsuccesvolle contactpogingen - ten einde raad? Soms is er geen andere optie dan een incassobureau of advocaat inschakelen.

• Ingebrekestelling versturen: doe dit per aangetekende brief als laatste waarschuwing voor je juridische stappen onderneemt.
• Incassobureau: kosten en procedures: een incassobureau kan onbetaalde facturen innen zonder tussenkomst van een rechter. Dit bespaart tijd en juridische kosten. 
• Juridische stappen via een advocaat: als een klant blijft weigeren om te betalen, kan een advocaat helpen met een gerechtelijke procedure.
• Minnelijke schikking: soms is een betalingsregeling of gedeeltelijke betaling beter dan een gerechtelijke procedure. Leg deze afspraken altijd schriftelijk vast.
• Gerechtelijke invordering als laatste optie: Dit is een langdurig en kostbaar proces. Dus enkel aan te raden als alle andere stappen mislukken.

Automatiseer je debiteurenbeheer en vermijd wanbetaling

Met de juiste tools kan je veel tijd besparen op betalingsopvolging. Het levert je behoorlijk wat voordelen op. Denk maar aan: 

• Tijdsbesparing door automatische herinneringen
• Consistentie in je betalingsopvolging
• Betere monitoring van achterstallige betalingen
• Verbeterde cashflow
• Minder administratieve fouten

Overtuigd om je debiteurenbeheer te automatiseren? Lucy gebruikt het Peppol-systeem om een naadloze overdracht van factuurgegevens en betalingsinformatie te garanderen. Zo wordt je betalingsopvolging nog efficiënter!

‍

Preventieve maatregelen tegen wanbetaling

Voorkomen is beter dan genezen. Met deze voorzorgsmaatregelen verklein je het risico op wanbetaling:

• Kredietcheck: controleer de financiële gezondheid van nieuwe klanten.
• Voorschotten: vraag bij grote bedragen een voorschot om risico’s te beperken.
  
  • Voor kleine opdrachten: 30-50% voorschot
  • Voor grote projecten: gefaseerde betalingen
  • Bij nieuwe klanten: hoger voorschotpercentage
  • Bij vaste klanten: flexibelere voorwaarden
• Duidelijke voorwaarden: zorg dat je betalingsvoorwaarden juridisch in orde en ondertekend zijn.
• Peppol-facturatie via Lucy: Peppol verhoogt de transparantie en traceerbaarheid van facturen. Zo gaan facturen niet verloren én worden ze sneller verwerkt. Perfect voor een verbeterde cashflow!

Wil je meer weten over hoe Lucy je kan helpen bij het optimaliseren van je betalingsopvolging? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

‍