Koffie, croissants en… Peppol op het E-invoicing Breakfast.

Peppol verandert het speelveld

Na het ontbijt gaf Bart Schockaert, Growth Director bij Yuki, een inspirerende keynote over de groeiende relevantie van Peppol voor zowel accountants als ondernemers. Van een snellere verwerking tot wereldwijde interoperabiliteit, van een verlaagd risico op witwas en btw-ontduiking tot minder kosten, alle veelzijdige voordelen van Peppol kwamen aan bod.

‍

Dit gestandaardiseerd Europees netwerk biedt ook heel wat efficiëntiewinst om e-facturen (UBL) te verzenden en ontvangen. Zo worden facturen eenvoudiger aangeleverd en ingeboekt via Peppol e-invoicing. Bovendien kan je ze onmiddellijk naar je boekhoudsoftware sturen, zodat je minder gegevens manueel moet invoeren. 

‍

Maar het gaat breder dan e-facturatie. Andere zakelijke documenten kan je ook via Peppol versturen en zullen in de toekomst misschien ook Peppol-compliant worden. Daarom is het belangrijk als accountant en als ondernemer om nu al ervaring op te doen en ervoor te zorgen dat je via een Access Point (AP) met het Peppol-netwerk geconnecteerd bent. 

‍

Dat doe je door je ondernemingsnummer te registreren, waarna je - net zoals bij een fysieke postbus - facturen van AP naar AP kan versturen. De unieke Peppol-ID van de ontvanger zorgt ervoor dat niemand anders de documenten ontvangt, wat de privacy en veiligheid van beide partijen waarborgt. Alle verschillende AP’s wisselen dus constant informatie uit, waarbij de overheid te alle tijde kan inpluggen - steeds conform GDPR en de privacywetgeving - om real-time informatie over een bedrijf te ontvangen. 

‍

Daarnaast ging Bart ook dieper in op de uitdagingen voor accountants die Peppol met zich meebrengt: “Je klanten informeren over de wetgeving van 2026 en sommigen onder hen laten digitaliseren, is geen walk in the park. Neem hen daarom stap voor stap mee in het verhaal, zodat ze zich klaar voelen voor de transitie. En vergeet niet dat het aan de accountant is om het juiste Peppol AP te kiezen om facturen te ontvangen. Ondernemers kijken immers naar hun accountant om een e-invoicingoplossing te vinden, en zullen daarbij nood hebben aan een eenvoudige, digitale Peppol-reader die weet of facturen Peppol-proof zijn.“

‍

‍

In Peppol(e)positie met Lucy 

‍

De volgende sessie was een deep-dive in de vele functionaliteiten van Lucy door oprichter Philippe Kimpe. Lucy is het easy e-invoicing Peppol platform bij uitstek om accountants en ondernemingen te helpen bij het beheren van hun Peppol-documenten. Maar waarom juist?  

‍

Wel, als accountant gebruik je Lucy’s platform om een document van A naar B te krijgen, onafhankelijk met welke boekhoudsoftware je werkt. Documenten kunnen ook naar een OCR-tool gestuurd worden, die met eender welk boekhoudpakket koppelt. Verder sorteert Lucy alle documenten automatisch om deze dan naar de juiste persoon binnen het bedrijf van de klant te sturen. Zo komen alle documenten meteen op de juiste plek terecht en heeft iedere partij real-time inzicht in alle inkomende documenten. Bovendien hebben accountants met Lucy de kans om hun klant te registreren op het Peppol-netwerk, zodat ze zelf in controle zijn.  

‍

Als ondernemer kan je alle facturen naar eender welke software doorsturen, waardoor ze niet genoodzaakt zijn om hun Access Point (AP) te gaan veranderen. De ondernemer kan dus blijven werken met de software die hij of zij wenst. Inkomende facturen komen via Lucy binnen en verkoopfacturen worden doorgestuurd naar je facturatie- en/of rapportagetool. Aan de ondernemerskant zit de kracht van Lucy in de eenvoud en flexibiliteit die het platform biedt. 

‍

Ondernemers bepalen ook de bestemming van hun aankoopfacturen (bijvoorbeeld via Gmail). Daarnaast kunnen ze via de Lucy-inbox zelf automatische regels opstellen. Alle facturen worden zo automatisch doorgestuurd naar de accountant, maar het kan ook specifieker: een factuur van een bepaald bedrag of leverancier kan meteen doorgestuurd worden naar een andere software. De factuur betalen gebeurt via een QR-code die Lucy maakt om snel, digitaal én veilig te betalen. Kortom, Lucy biedt ondernemers laagdrempelige informatie om volledig Peppol-proof en veilig met hun facturen om te gaan en ze inzichtelijk te houden. 

‍

Wist je dat vanaf januari 2026 Lucy niet alleen PDF-facturen kan ontvangen, maar ook de flexibiliteit biedt om een factuur via e-mail te versturen als je klant nog niet is aangesloten op Peppol?

‍

“Van print naar PDF kennen we allemaal, maar van print naar Peppol gaat niet. Daarom zit in Lucy steeds een PDF vervat in de XML-factuur, zodat de factuur weer visueel gemaakt wordt.”

Philippe Kimpe, oprichter van Lucy

‍

‍

Inzichten uit het panelgesprek

‍

Hierna volgde een panelgesprek met Patrick Deleu (ITAA Raadslid), Julie Leroy (fiscaal adviseur bij Unizo) en Philippe Kimpe (oprichter Lucy), gemodereerd door Koen De Herdt van Accountancy Vandaag. Het debat onthulde een perceptiekloof; ondernemers zouden de wetgeving over e-invoicing eerder als een verplichting zien, terwijl de accountants in de zaal het eerder als een opportuniteit zagen. 

‍

Volgens Julie associëren vele ondernemers digitale veranderingen met extra kosten en nog extra verplichtingen, net als duurzaamheidsrapportage en veiligheid op het werk. Toch is de deadline van 2026 dichterbij dan ze denken. Daarom moeten bedrijven zich hier vandaag al op voorbereiden. Accountants spelen hier als vertrouwenspersoon een cruciale rol: ze moeten de ondernemer overtuigen van de voordelen en kansen die Peppol biedt, zodat ze het niet als extra werk zien. Ondernemers die nog niet (voldoende) gedigitaliseerd zijn, zien die voordelen minder snel dan kantoren die al gedigitaliseerd zijn. 

‍

Patrick benadrukte dat accountants hun klanten moeten aansporen om niet te wachten tot het laatste moment om te gaan experimenteren met Peppol. Integendeel, want dan kan je tegen technische mankementen aanlopen als het al 2026 is. Bovendien werkt 90% van alle Belgische ondernemingen vandaag al digitaal, waardoor ze al vertrouwd zijn met het e-facturatieproces. Het is dus enkel een kwestie van registreren op het Peppol-netwerk om die deadline van 2026 te halen. De acceptatie van het netwerk is dus vooral een psychologische verandering, waarin accountants hun klanten kunnen begeleiden als eerste aanspreekpunt.

‍

Dat doen ze door duidelijke informatie te geven en drempels weg te nemen. Het begint bij ondernemers ondersteunen in hun softwarekeuze die hun processen gaat verbeteren. Daarbij is het belangrijk dat accountants hun klantenbestand goed kennen, zodat ze hun begeleiding en communicatie kunnen aanpassen op basis van de behoeften en digitale vaardigheden van hun klanten. Ook sectororganisaties zoals Unizo zijn cruciaal om de juiste informatie aan bedrijven mee te geven en hen te adviseren over gepaste software en procesimplementatie.  

‍

Aan het einde van het panelgesprek, gaf elke spreker nog zijn of haar hoofdboodschap voor accountants mee. Philippe Kimpe moedigde accountants aan om direct aan de slag te gaan met Peppol, want hoe meer ervaring accountants hebben, des te beter kunnen zij hun klanten begeleiden. Julie Leroy riep op tot meer overheidsinitiatieven om ondernemers te sensibiliseren om in 2026 Peppol-proof te zijn. Transparantie in datagebruik vanuit de overheid is daarbij essentieel om vertrouwen bij ondernemers te creëren. 

‍

Patrick ziet veel opportuniteiten in een onafhankelijk platform zoals Lucy dat ondernemers flexibiliteit biedt, wanneer ze van boekhoudsoftware willen veranderen. Dit platform moet - automatisch of niet - facturen kunnen verwerken, waarbij de ondernemer zelf bepaalt hoe- en welke facturen verwerkt worden.

‍

"Als je tot het laatste moment wacht om Peppol te omarmen, loop je het risico op technische problemen en komt de deadline van 2026 in het gedrang." ‍

Patrick Deleu, ITAA-raadslid 

‍

‍

Food for thought  

‍

Afsluitend volgde een netwerkmoment, waar verder werd gepraat over de mogelijkheden die e-invoicing biedt. Het was een geslaagde voormiddag vol food, én food for thought.

‍

Bedankt aan alle deelnemers voor jullie aanwezigheid. Hopelijk hebben jullie de smaak te pakken gekregen van e-invoicing, Peppol, en… Lucy. 

‍

Als je meer wil weten over Lucy, geven we je graag een demo, waarin je kan ontdekken hoe Lucy jouw Peppol-flow optimaliseert. 

‍

Psst, beslis nog in 2024 en ontvang 50% korting!

‍

‍

‍